É incrível a papelada que se acumula diariamente em um condomínio. Assim como em uma empresa, é preciso muita organização para arquivar esses documentos de forma que possam ser localizados com facilidade mesmo depois de muitos anos.
A primeira regra é organizar tudo em pastas e ordenar de acordo com a data do documento. Cada um desses documentos devem receber um número sequencial, para que possam ser citados em balancetes, por exemplo.
As pastas devem ser separadas por tipos de documentos, por exemplo: contratos, recibos de pagamentos, extratos bancários, documentos de funcionários, correspondências, registro de cheques, orçamentos, balancetes, etc.
Ao final de cada ano, essas pastas devem ser agrupadas formando um dossiê com toda a documentação daquele exercício.
Um ponto importante é identificar os documentos que precisam realmente ser guardados para evitar o acúmulo de papéis desnecessários. Alguns documentos perdem sua validade com o tempo, como as contas de luz. Outros devem ser guardados para sempre, como plantas do edifício e documentos referentes à funcionários.
O síndico deve escolher um lugar seguro para arquivar os documentos, com acesso restrito de funcionários. Algumas administradoras dão a opção de arquivar documentos administrativos em seus escritórios e permitem que os condôminos tenham acesso, geralmente com hora marcada.
Para saber mais sobre a organização de documentos do condomínio, acesse o modulo específico do portal PointCondomínio. Saiba mais em http://www.pointcondominio.com.br/
